Außendienst-Software | Blog für Spesenmanagement

Das Ausgabenmanagement ist ein Prozess, bei dem die Außendienstmitarbeiter ihre Ausgaben mit den Details der angefallenen Ausgaben einreichen können und der Büroleiter andererseits die Details der Ausgaben prüfen kann, um sie zu genehmigen oder abzulehnen.

Ok, sehen wir uns eine Situation an, in der einem Außendienstmitarbeiter eines HLK-Unternehmens ein Auftrag für die AC-Installation zugewiesen wurde und er, wenn er alle Teile für die Installation mitnimmt, versehentlich ein Teil übersehen hat, das oder das Unternehmen vergessen hat, ihm das Teil zu geben. Wenn der Standort der Baustelle weit vom Unternehmen entfernt ist, ist der Außendienstmitarbeiter verwirrt darüber, ob er das Teil an einem nahe gelegenen Ort kaufen und die Installationsarbeiten abschließen oder zum fehlenden Teil zum Unternehmen zurückkehren soll.

Wenn ein Unternehmen eine Außendienst-Verwaltungssoftware verwendet, die mit einem Kostenverwaltungsmodul aktiviert ist, ist dies in dieser Situation auf jeden Fall hilfreich.

EyeOnTask verfügt über eine leistungsstarke Kostenverwaltungssoftware, mit der die Außendienstmitarbeiter der mobilen App ihre Ausgaben hinzufügen, Belege über die getätigten Ausgaben hochladen, eine Beschreibung der Ausgaben hinzufügen, diese Ausgaben mit dem Auftrag oder Kunden verknüpfen können, für den sie die Dienste bereitgestellt haben, und sie kategorisieren können auf der Grundlage der Art der Kosten wie Reisekosten, Erfrischungskosten oder Kosten, die durch den Kauf eines zusätzlichen Artikels entstehen, der beim Kunden installiert werden musste.

Mit der mobilen App von EyeOnTask kann ein Außendienstmitarbeiter die von ihm getätigten Ausgaben gruppieren. Wenn ein Feldarbeiter für die Installationsarbeiten aus der Stadt geschickt wird, kann er alle seine Ausgaben für Essen, Reisen und Unterkunft in einer Gruppe zusammenfassen und von der Firma einfordern.

Der Backoffice-Manager, der das Webadministrator-Dashboard von EyeonTask auf der anderen Seite verwendet, kann alle Kosten überprüfen, die von den Außendienstmitarbeitern für die Beantragung der Erstattung hinzugefügt wurden.

Er kann dann den Status der Ausgaben ändern, indem er sie genehmigt oder ablehnt.

Mit dem Admin-Dashboard von EyeOnTask kann ein Manager im Auftrag eines Außendienstmitarbeiters Kosten hinzufügen, der möglicherweise Probleme mit der Internetverbindung hat, wenn er vor Ort ist.