Buitendienstsoftware | Blog voor contractbeheer

Een contract is een juridische overeenkomst tussen twee entiteiten of individuen die beide partijen beschermt bij een mogelijke zakelijke transactie. Er zijn verschillende soorten contracten, die elk de rechten en verantwoordelijkheden van beide partijen definiëren. Een specifiek type contract regelt de risico's en kosten van de aannemer.

Contractbeheer is een vorm van administratie die vaak over het hoofd wordt gezien. Managers hebben regelmatig contact met medewerkers, en sommige van die gesprekken en omstandigheden draaien natuurlijk om beloning. In een aantal van deze gesprekken komt contractmanagement aan de orde. Bedrijven moeten soms ook contractovereenkomsten met andere bedrijven beheren. Contractbeheer is een belangrijk zakelijk onderwerp dat zelden wordt besproken. Het is van cruciaal belang om de basisprincipes van contractbeheer te leren als u niet bekend bent met de procedure.

Contractbeheer is het proces van toezicht houden op de formulering, uitvoering en analyse van contracten om de operationele en financiële prestaties van een organisatie te verbeteren en tegelijkertijd het financiële risico te verlagen. Organisaties staan onder toenemende druk om kosten te besparen en hun algehele prestaties te verbeteren. Contractbeheer is een tijdrovend onderdeel van het bedrijf dat de inzet van een effectief en geautomatiseerd contractbeheersysteem vereist.

Een Fixed Price-contract wordt door veel experts ook wel forfaitair contract genoemd. Wanneer de omvang van het werk is bepaald, maakt u gebruik van dit contract. Zodra het contract is ondertekend, is de verkoper contractueel verplicht om de taak binnen de overeengekomen prijs en tijd te voltooien. De verkoper draagt dus het grootste deel van het risico. Er is geen prijsheronderhandeling tenzij de omvang van het werk verandert.

Deze contractstructuur is ideaal voor eenvoudige taken met een welomschreven scope. Een contract met een vaste prijs kan heel zinvol zijn als de eigenaar precies weet wat hij wil en de aannemer een precieze reeks ontwerpen heeft om te bekijken.

Een servicecontract is een overeenkomst tussen u of uw bedrijf en de klanten of klanten die u bedient. Dit document beschrijft de voorwaarden van de diensten die u levert. Aannemers zouden bijvoorbeeld een serviceovereenkomst gebruiken om alle wijzigingen die ze uitvoeren aan het eigendom van een klant op te stellen en hoe ze zullen worden betaald. Een servicecontract kan ook worden gebruikt om één of meerdere veldwerkers op tijdelijke/uurbasis in te huren. Het contract zou het werk beschrijven dat ze voor uw organisatie zullen doen en hoe u hen betaalt.

Het is duidelijk bij naam dat op tijd gebaseerde contracten alleen voor een bepaalde tijd zijn. Bij op tijd gebaseerde contracten wordt de werknemer op uurbasis betaald volgens zijn uurtarief. Dit soort contract is geweldig voor projecten waarbij u veldwerkers voor een bepaalde periode wilt inhuren. Deze functie helpt om de kosten nauwlettend in de gaten te houden en het budget en het werk te beheren, zodat u niet te veel uitgeeft. Dit kan een zeer kosteneffectieve manier zijn om meer veldwerkers/externe werknemers aan het team toe te voegen.

Maatwerkcontracten zijn afspraken tussen Dienstverlener en Klant die betrekking hebben op Maatwerk dat Dienstverlener tijdens het Project of na voltooiing van het Project zal uitvoeren om die taken uit te voeren die partijen schriftelijk zijn overeengekomen.

Met EyeOnTask kunt u elk type contract maken, zoals contracten met een vaste prijs, op service gebaseerde en aangepaste contracten door enkele basisgegevens in te vullen, zoals contractnaam, contractcategorie, contractduur en -budget, werkvoorwaarden/patroon, betalingsvoorwaarden, contractspecificatie, Factuurvoorwaarden enz.

Contractduur en budget: Zoals duidelijk is door de naam zelf, wordt de functie Contractduur en budget gebruikt voor het weergeven van de projectduur en het budget voor elk type contract, inclusief vaste prijs, aangepaste contracten en op tijd gebaseerd. Deze functie geeft een duidelijk beeld van het geschatte budget en de duur van het contract.

Betaalvoorwaarden : Betalingsvoorwaarden stellen gebruikers in staat om het betalingsproces te definiëren, of het nu prepaid of postpaid is. Gebruikers kunnen ook opties kiezen voor betalingswijzen zoals contant, kaart, cheque en online. Dit vereenvoudigt het betalingsproces.

Werkvoorwaarden/patroon: Deze gebruiksvriendelijke functionaliteit is gemaakt om een bepaald taakpatroon toe te voegen. Hier kunnen gebruikers werkschema's maken voor routinediensten. U hoeft bijvoorbeeld niet elke keer een werk of service toe te voegen als dat één, twee of drie keer in een week, maand of jaar op een bepaalde dag of tijd gebeurt. Anders kunt u het naar behoefte één keer instellen en bent u klaar.

Contractcategorie : Het helpt de gebruiker om het contract te categoriseren. Door het een naam te geven, kunnen gebruikers de contracten en hun details in een oogwenk gemakkelijk vinden.

Factuurvoorwaarden: Factuurvoorwaarden worden gebruikt om te selecteren wanneer een factuur moet worden gegenereerd. Het hangt af van de aard van de contracten, bijvoorbeeld of ze een vaste prijs, servicegebaseerd of aangepast zijn. Er zijn hoofdzakelijk drie factuurcategorieën.

• Enkel : Hierbij wordt voor alle opdrachten in de contracten één factuur gegenereerd.
• Automatisch/terugkerend:Dit is het beste als u een duidelijk patroon heeft voor het genereren van een factuur. Het kan niet worden gewijzigd zodra het contractpatroon is gemaakt. Automatische of terugkerende facturen zijn het beste wanneer u een factuur op een bepaalde dag/datum van een week/maand wilt hebben.
• Op baan gebaseerd: Als u in een contract een factuur voor elke taak wilt maken, zijn taakgebaseerde facturen handig. U kunt geen geconsolideerde factuur hebben voor meerdere taken.

Apparatuur koppelen: Deze functie heeft het werk van de eigenaar en de serviceprovider verlicht door apparatuur aan de contracten te koppelen. Gebruikers kunnen eenvoudig naar hun apparatuur zoeken door het modelnummer en serienummer in te voeren. Om apparatuur te koppelen, moeten gebruikers details invoeren zoals garantiedatum, serienummer, modelnummer, serienummer, gekoppeld/niet-gekoppeld (status) en extra velden.

Tarieven definiëren: Het wordt gebruikt om de tarieven te definiëren van de specifieke apparatuur/items/diensten/arbeid die in veldoperaties worden gebruikt. Hier kunnen de gebruikers eenvoudig de tarieven van de apparatuur/items/diensten/arbeid op uurbasis definiëren, zodat als iemand voor een zeer korte periode naar apparatuur zoekt, ze deze gemakkelijk kunnen krijgen.

Definieer arbeid: U kunt hier snel het loontarief vermelden waarop u hen inhuurt. Hier kunt u ook betalingsmethoden definiëren, zoals of u ze per uur, rechtstreeks of een bepaald percentage van de specifieke taak betaalt.

EyeOnTask is een onderscheidend platform dat inspeelt op de eisen van gebruikers en hen een platform biedt dat al hun vragen oplost. Uw bedrijfsvoering kan eenvoudiger worden gemaakt door de eindeloze mogelijkheden van de software.

Voor meer informatie over EyeOnTask-functies, boek een gratis demo.