एक अनुबंध दो संस्थाओं या व्यक्तियों के बीच एक कानूनी समझौता है जो संभावित व्यापार लेनदेन में दोनों पक्षों की रक्षा करता है। विभिन्न प्रकार के अनुबंध हैं, जिनमें से प्रत्येक दोनों पक्षों के अधिकारों और जिम्मेदारियों को परिभाषित करता है। एक विशिष्ट प्रकार का अनुबंध ठेकेदार के जोखिमों और खर्चों को नियंत्रित करता है।
अनुबंध प्रबंधन एक प्रकार का प्रशासन है जिसकी अक्सर अनदेखी की जाती है। प्रबंधक नियमित रूप से कर्मचारियों के साथ व्यवहार करते हैं, और उनमें से कुछ बातचीत और परिस्थितियाँ स्वाभाविक रूप से मुआवजे के इर्द-गिर्द घूमती हैं। इनमें से कुछ चर्चाओं में अनुबंध प्रबंधन पर चर्चा की जाएगी। व्यवसायों को समय-समय पर अन्य व्यवसायों के साथ अनुबंध अनुबंधों का प्रबंधन भी करना चाहिए। अनुबंध प्रबंधन एक महत्वपूर्ण व्यावसायिक विषय है जिस पर शायद ही कभी चर्चा की जाती है। यदि आप प्रक्रिया से अपरिचित हैं, तो अनुबंध प्रबंधन के मूल सिद्धांतों को सीखना महत्वपूर्ण है।
अनुबंध प्रबंधन वित्तीय जोखिम को कम करते हुए किसी संगठन के परिचालन और वित्तीय प्रदर्शन को बेहतर बनाने के लिए अनुबंध निर्माण, निष्पादन और विश्लेषण की देखरेख की प्रक्रिया है। लागत बचाने और अपने समग्र प्रदर्शन को बढ़ाने के लिए संगठनों पर दबाव बढ़ रहा है। अनुबंध प्रबंधन व्यवसाय का एक समय लेने वाला हिस्सा है जिसके लिए एक प्रभावी और स्वचालित अनुबंध प्रबंधन प्रणाली की तैनाती की आवश्यकता होती है।
एक निश्चित मूल्य अनुबंध को कई विशेषज्ञों द्वारा एकमुश्त अनुबंध के रूप में भी जाना जाता है। जब कार्य का दायरा निर्धारित किया जाता है, तो आप इस अनुबंध का उपयोग करते हैं। एक बार अनुबंध पर हस्ताक्षर करने के बाद, विक्रेता अनुबंधित मूल्य और समय के भीतर कार्य को पूरा करने के लिए बाध्य है। इसलिए, विक्रेता सबसे अधिक जोखिम वहन करता है। जब तक कार्य का दायरा नहीं बदलता है, तब तक कोई मूल्य पुन: बातचीत नहीं होती है।
यह अनुबंध संरचना एक अच्छी तरह से परिभाषित दायरे के साथ सरल कार्यों के लिए आदर्श है। एक निश्चित-मूल्य अनुबंध बहुत मायने रखता है यदि मालिक को ठीक-ठीक पता है कि वे क्या चाहते हैं और ठेकेदार के पास देखने के लिए डिज़ाइन का एक सटीक सेट है।
एक सेवा अनुबंध आपके या आपके व्यवसाय और आपके द्वारा सेवा देने वाले ग्राहकों या ग्राहकों के बीच एक समझौता है। यह दस्तावेज़ आपके द्वारा प्रदान की जाने वाली सेवाओं के नियमों और शर्तों को रेखांकित करता है। उदाहरण के लिए, ठेकेदार एक सेवा अनुबंध का उपयोग उन सभी संशोधनों को निर्धारित करने के लिए करेंगे जो वे ग्राहक की संपत्ति में कर रहे हैं और उन्हें भुगतान कैसे किया जाएगा। एक सेवा अनुबंध का उपयोग अस्थायी/प्रति घंटा के आधार पर एकल या एकाधिक फील्ड कर्मचारियों को नियुक्त करने के लिए भी किया जा सकता है। अनुबंध आपके संगठन के लिए वे जो काम कर रहे हैं और आप उन्हें कैसे भुगतान करेंगे, इसकी रूपरेखा तैयार करेगा।
नाम से ही स्पष्ट है कि समय-आधारित अनुबंध केवल एक विशेष समय के लिए होते हैं। समय-आधारित अनुबंधों में, श्रमिक को उनकी प्रति घंटा की दर के अनुसार प्रति घंटा के आधार पर भुगतान किया जाता है। इस प्रकार का अनुबंध उन परियोजनाओं के लिए बहुत अच्छा है जहां आप एक समय अवधि के लिए फील्ड वर्कर को काम पर रखना चाहते हैं। यह सुविधा लागतों पर कड़ी नज़र रखने और बजट और काम का प्रबंधन करने में मदद करती है ताकि आप अधिक खर्च न करें, यह टीम में अधिक फील्ड/दूरस्थ कर्मचारियों को जोड़ने का वास्तव में लागत प्रभावी तरीका हो सकता है।
कस्टम अनुबंध सेवा प्रदाता और ग्राहक के बीच अनुबंध होते हैं जो कस्टम कार्य से संबंधित होते हैं जिसे सेवा प्रदाता परियोजना के दौरान या परियोजना के पूरा होने के बाद निष्पादित करेगा ताकि उन कार्यों को पूरा किया जा सके जिन पर पार्टियों ने लिखित रूप से सहमति व्यक्त की थी।
EyeOnTask के साथ आप अनुबंध का नाम, अनुबंध श्रेणी, अनुबंध अवधि और बजट, कार्य शर्तें/पैटर्न, भुगतान शर्तें, अनुबंध विशिष्टता जैसे कुछ बुनियादी विवरण भरकर किसी भी प्रकार के अनुबंध जैसे कि निश्चित मूल्य, सेवा-आधारित और कस्टम अनुबंध बना सकते हैं। चालान की शर्तें, आदि।
अनुबंध अवधि और बजट: जैसा कि नाम से ही स्पष्ट है कि अनुबंध अवधि और बजट सुविधा का उपयोग किसी भी प्रकार के अनुबंध के लिए निश्चित मूल्य, कस्टम अनुबंध और समय-आधारित सहित परियोजना की अवधि और बजट को सूचीबद्ध करने के लिए किया जाता है। यह सुविधा अनुमानित बजट और अनुबंध की अवधि पर एक स्पष्ट रूप देती है।
भुगतान की शर्तें : भुगतान शर्तें उपयोगकर्ताओं को भुगतान प्रक्रिया को परिभाषित करने में सक्षम बनाती हैं चाहे वह प्रीपेड हो या पोस्टपेड। साथ ही, उपयोगकर्ता नकद, कार्ड, चेक और ऑनलाइन भुगतान के तरीकों के विकल्प चुन सकते हैं। यह भुगतान प्रक्रिया को सरल करता है।
काम की शर्तें/पैटर्न : यह उपयोगकर्ता के अनुकूल कार्यक्षमता एक निश्चित कार्य पैटर्न जोड़ने के लिए बनाई गई थी। यहां उपयोगकर्ता नियमित सेवाओं के लिए कार्य शेड्यूल बना सकते हैं। उदाहरण के लिए, आपको किसी विशिष्ट दिन या समय पर सप्ताह, महीने या वर्ष में एक बार, दो बार, या तीन बार होने वाली हर बार कोई कार्य या सेवा जोड़ने की आवश्यकता नहीं है। अन्यथा, आप इसे आवश्यकतानुसार एक बार सेट कर सकते हैं, और आपका काम हो गया।
अनुबंध श्रेणी: यह उपयोगकर्ता को अनुबंध को वर्गीकृत करने में मदद करता है। इसे नाम देकर, उपयोगकर्ता आसानी से केवल एक सेकंड में अनुबंधों और उनके विवरण का पता लगा सकते हैं।
चालान शर्तें: इनवॉइस शर्तों का उपयोग यह चुनने के लिए किया जाता है कि किसी इनवॉइस को कब जनरेट करने की आवश्यकता है। यह अनुबंधों की प्रकृति पर निर्भर करता है, जैसे कि वे निश्चित-मूल्य, सेवा-आधारित, या अनुकूलित हैं। मुख्य रूप से तीन चालान श्रेणियां हैं।
लिंक उपकरण: इस सुविधा ने उपकरण को अनुबंधों में जोड़कर मालिक और सेवा प्रदाता के काम को आसान बना दिया है। उपयोगकर्ता मॉडल नंबर और सीरियल नंबर दर्ज करके आसानी से अपने उपकरणों की खोज कर सकते हैं। उपकरण लिंक करने के लिए, उपयोगकर्ताओं को वारंटी तिथि, सीरियल नंबर मॉडल नंबर, सीरियल नंबर, लिंक्ड / अनलिंक्ड (स्थिति), और अतिरिक्त फ़ील्ड जैसे विवरण दर्ज करने होंगे।
दरें परिभाषित करें:इसका उपयोग क्षेत्र संचालन में उपयोग किए जाने वाले विशेष उपकरण/वस्तु/सेवाओं/श्रमिकों की दरों को परिभाषित करने के लिए किया जाता है। यहां उपयोगकर्ता घंटे के आधार पर उपकरण/वस्तुओं/सेवाओं/श्रमिकों की दरों को आसानी से परिभाषित कर सकते हैं ताकि यदि कोई बहुत कम समय के लिए किसी उपकरण की तलाश कर रहा है, तो उसे आसानी से मिल सके।
श्रम को परिभाषित करें: आप यहां उस श्रम दर को शीघ्रता से सूचीबद्ध कर सकते हैं जिस पर आप उन्हें काम पर रखते हैं। यहां आप भुगतान विधियों को भी परिभाषित कर सकते हैं जैसे कि आप उन्हें प्रति घंटा, सीधे, या विशेष नौकरी का कुछ प्रतिशत भुगतान करेंगे।
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